RETOUR SUR L’ACCOMPAGNEMENT COMMUNICATION ET MARKETING DIGITAL POUR LE COLLOQUE INTERNATIONAL SMCU2020.

LE CONTEXTE

Pendant près d’un an (Octobre 2019 – Octobre 2020) j’ai accompagné l’Université Toulouse Capitole et le laboratoire IDETCOM dans l’organisation et la communication du Colloque International SMCU2020 : La Santé Mentale sur les Campus Universitaires face aux défis contemporains : de la discrimination à la COVID-19. Regards croisés : Communication, Droit et Psychologie. Il s’agissait de la deuxième édition de cet événement scientifique interdisciplinaire. En 2019 l’édition précédente avait eu lieu à Miami, sur le campus de la Florida International University.

Le colloque était au départ prévu en présentiel à Toulouse, finalement comme un colloque assez classique sur la forme. Mais la pandémie liée à la COVID-19 a nécessité une adaptation et un nouveau format, puisque le colloque s’est finalement transformé en un événement 100% en ligne pour les deux universités organisatrices (Université Toulouse Capitole et Université Toulouse Jean Jaurès). Ce changement imposé par la situation n’a pas été sans conséquences pour l’organisation et la communication de l’événement, puisque en mai 2020, 5 mois avant le colloque, le comité d’organisation a dû basculer pour un événement en ligne. Les outils et supports de communication ont donc dû être adaptés en conséquence.

 Retrouvez ci-dessous les actions de communication scientifique et marketing digital réalisées par l’Atelier Responsif pour cet événement unique et inédit.

PRESTATIONS RÉALISÉES PAR L’ATELIER RESPONSIF SUR CET ÉVÉNEMENT

CRÉATION D’UNE CHARTE GRAPHIQUE ET D’UN LOGO.

L’organisateur du colloque souhaitait donner une identité propre à cet événement. Nous avons repris la couleur rouge qui avait déjà été utilisée lors de l’édition précédente du colloque qui avait eu lieu à Miami, et qui était aussi la couleur de l’Université Toulouse Capitole, un des deux établissements organisateurs de cette 2ème édition. L’organisateur du colloque souhaitait également voir représentés les 3 domaines scientifiques de ce colloque interdisciplinaire (Droit, Sciences de l’Information et de la Communication et Psychologie) ainsi que les 3 continents partenaires de cet événement international : Europe, Amérique Latine et Amérique du Nord.

SITE INTERNET DU COLLOQUE.

Les organisateurs du colloque ont souhaité très tôt mettre en place un site internet présentant l’événement. J’ai réalisé avec mon partenaire développeur, Cogito Ergo Dev’, le site internet de cette 2ème édition du colloque. Il s’agit d’un site trilingue (Français, Anglais, Espagnol), qui présente non seulement l’événement en lui-même mais également le consortium international qui est à l’oeuvre et qui travaille sur ces questions de santé mentale sur les campus universitaires. J’ai pu pendant un an, alimenter régulièrement la rubrique « Actualités » pour tenir notre réseau et nos partenaires informés des différentes avancées et changement dans la planification et le déroulement de cet événement unique. Enfin, le site internet est aussi une archive qui permet de poursuivre, après coup, la valorisation scientifique de l’événement, puisqu’il présente également les vidéos des intervenants qui ont participé au colloque. 

CRÉATION DE L’AFFICHE DU COLLOQUE

Je me suis également chargée de la réalisation de l’affiche du colloque. Le contexte de l’événement ayant évolué au fur et à mesure de l’avancée de la pandémie liée à la COVID-19, il a été nécessaire de faire plusieurs versions de ce support de communication. In fine, le choix s’est porté sur un visuel plus. positif optimiste, sans masques, reflétant la diversité des personnes présentes sur les campus universitaires.

ORGANISATION DES RÉUNIONS DU COMITÉ D’ORGANISATION.

Tout au long de l’organisation de l’événement, j’ai suivi et accompagné les réunions du comité d’organisation du colloque. J’ai notamment rédigé les comptes rendus de réunion et les communiqués relatifs aux différents changements organisationnels décidés lors des échanges entre ses membres.

WEBMASTER.

Pendant plus d’un an j’ai été le webmaster du site internet du colloque, géré sous WordPress avec des modules spécifiques développés sur mesure par Cogito Ergo Dev’. J’ai mis à jour les profils des intervenants, l’appel à communications, le programme, et j’ai également rédigé régulièrement les actualités du colloque. Au terme de l’événement j’ai mis en ligne les vidéos des différents intervenants.

COMMUNITY MANAGEMENT.

En parallèle de la mise à jour du site internet j’ai relayé les actualités du colloque sur les réseaux sociaux du colloque : nous avions pour cela mis en place une page Facebook et un compte Twitter dédié. Le compte Twitter a notamment permis d’identifier des partenaires et de mobiliser des acteurs qui ont ensuite communiqué lors du colloque. Le colloque a également fait l’objet d’un live tweet durant les deux jours.

RÉDACTION DE CONTENUS ET COMMUNIQUÉS.

J’ai rédigé et traduis les contenus du site internet et j’ai régulièrement rédigé de nouvelles actualités ou bien des communiqués pour annoncer les changements et adaptations requis du fait de la crise sanitaire.

PRÉPARATION D’UN KIT D’INFORMATION POUR LA RECHERCHE DE SPONSORS ET PARTENAIRES.

En lien avec le service de la Recherche de l’Université Toulouse Capitole j’ai réalisé un kit de présentation du colloque pour la recherche de sponsors et mécènes afin de réunir des soutiens et des financements complémentaires pour le financement du colloque.

CRÉATION ET ENVOI DE MAILINGS SEGMENTÉS

En coopération avec ma collègue Juliette Frank de Cuzey, experte en webmarketing, j’ai mis en place et développé un ensemble de campagnes emailing pour susciter des inscriptions au colloque et pour tenir informés les membres des différents comités ainsi que les communicants et les participants.

SUIVI DES INSCRIPTIONS

Jusqu’au jour J j’ai assuré le suivi des inscriptions et la réponse aux questions des participants et des communicants. Il s’agissait également de communiquer à chaque participant ses codes d’accès pour assister aux différentes sessions et ateliers du colloque.

POINT DE CONTACT POUR LES INTERVENANTS.

Tout au long de la préparation de l’événement y compris pendant le déroulement du colloque, j’ai assuré la liaison avec les différents intervenants du colloque pour la collecte de leurs profils, de leurs abstracts, des éventuelles vidéos de leurs présentations.

MISE EN PAGE DU PROGRAMME.

J’ai réalisé la mise en page du programme du colloque, qui pouvait ensuite être téléchargé au format PDF depuis le site internet.

LIVE-TWEET DE L’ÉVÉNEMENT

J’ai réalisé, via le compte Twitter du colloque, un live-tweet de l’événement, durant les deux jours de la manifestation.

MISE EN LIGNE DES VIDÉOS DES INTERVENANTS.

A l’issue du colloque, j’ai mis en ligne les vidéos des intervenants sur le site internet du colloque.

CRÉATION ET ENVOI DES ATTESTATIONS DE PARTICIPATION.

Je me suis également chargée de la création, de l’édition et de l’envoi des attestations de participation à tous les intervenants et participants de cet événement.

GESTION DE PROJET.

Tout au long du processus je me suis assurée de la bonne coordination et de la bonne gestion du projet, et notamment du respect des délais impartis dans la collaboration avec les différentes parties prenantes.

QUELQUES RETOURS DES PARTENAIRES ET PARTICIPANTS DU COLLOQUE

 

Gaelle and Atelier Responsif were in charge of coordinating the marketing, social media. member relations, and logistics for an international conference that had to be converted to a fully virtual event due to the COVID pandemic. She designed all the conference materials including a trilingual website and online registration system. She did not skip a beat when everything had to be moved online, keeping all stakeholders well informed and prepared for the new format. She showed extreme professionalism in the midst a complex and slightly chaotic environment. The conference was a huge success. I enthusiastically recommend Gaelle for all levels communication consulting and event marketing. I would gladly work with her again and hope I have the opportunity to do so.

Maria Elena Villar

Co Director at FIU Steven Cruz Institute for Science, Media + Technology (SCI), Florida International Universiyu, Miami (USA)

Gaelle is truly exceptional! She managed the whole coordination of our international conference. Due to COVID19, the conference had to be rescheduled virtually. She managed the whole transition in exceptional manner. In addition, she has a great personality to work with and has an outstanding sense of professionalism. Her expertise, attention to detail and follow through are unparallel. Her competence, follow-through, and teamwork made the conference a huge success. Her strong sense of ethics and teamwork made her well-respected among professionals.

Maria Inès Marino

Associate Teaching Professor & Research Faculty Affiliate, Department of Communication & Journalism, Florida International University, Miami (USA)

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